"Es necesaria la labor en los archivos como norma de vida profesional. Con este manejo indispensable del material documental se adquiere una visión más profunda, más directa y más respetuosa de la complejidad y de la relatividad de los procesos históricos".

Álvaro Jara. Guerra y Sociedad en Chile. Editorial Universitaria, 1981, p. 12.

Desde el comienzo de la colonización, la Corona española mostró interés por inventariar los recursos materiales y humanos de las Indias. Con esto, los reyes católicos y sus sucesores habrían de cumplir varios objetivos: obtendrían valiosa información para idear un modelo económico que permitiera aprovechar al máximo esos recursos y lograrían vigilar y controlar religiosa y culturalmente a la población. La dominación no sólo se impuso con la espada y la cruz, sino que también por medio de un ejército de burócratas, quienes -con plumas, tinteros y papeles- implantaron un sistema de registros de escritura que replicaba al español. Como menciona el historiador Rolando Mellafe: "pocos pueblos conquistadores tuvieron más claro que los españoles el aserto de que para establecer una perfecta relación de dominio sobre una sociedad, es necesario previamente conocerla en profundidad" (Mellafe, Rolando. "Demografía histórica de América. Fuentes y Métodos". Historia social de Chile y América. Santiago de Chile. Editorial Universitaria, 2005, p. 146).

Como parte de esa administración, las parroquias y las escribanías se instalaron y multiplicaron en América, principalmente en el entorno urbano. En el Reino de Chile, contribuyeron al dominio económico e ideológico de la población durante el período colonial. A través de sus registros, la Corona española conocía los actos vitales de los sujetos para idear los tributos e imponía la escritura y la lengua castellana como habilidades casi obligatorias para quienes quisieran patentar jurídicamente cualquier contrato. De esta forma, junto con la Real Audiencia, se transformaron en los centros de producción documental más importantes de la Colonia.

Ambas instituciones formaron parte del paisaje cotidiano de los habitantes tanto en Santiago como en otras ciudades del Reino de Chile como La Serena, Valparaíso y Concepción. Españoles, indios, negros y mestizos las habituaron con distinta frecuencia.

Las parroquias, en rigor, debían ser administradas por un cura y vicario general y un teniente de cura. Sin embargo, la cantidad de párrocos que ocupó esos cargos varió de acuerdo al personal disponible para efectuar esas tareas y las necesidades económicas de cada una de ellas. Algunas parroquias, por pobreza o incapacidad, no llevaron libros de registros desde sus fundaciones y comenzaron esas labores mucho tiempo después. En el ámbito rural, su cantidad también fue importante y recibieron el nombre de doctrinas. A pesar de estas dificultades, los eclesiásticos tuvieron la misión de registrar los actos más importantes para la comunidad cristiana colonial: el nacimiento, el matrimonio y la defunción.

Las escribanías, en tanto, estuvieron controladas por el escribano -"home que sabe escreber", según las Siete Partidas- y sus ayudantes: el oficial mayor y el escribiente. Cualquier documento con carácter legal que requiriese de la fe pública debía ser redactado por ellos: obligaciones, cartas de compra-venta, poderes, testamentos, codicilos y cartas de libertad de esclavos, entre otros. El lenguaje notarial se caracterizó por su gran cantidad de abreviaturas.

Gran parte de los registros emanados de esas instituciones se conservan en el Archivo Histórico Nacional y el Archivo del Arzobispado de Santiago. Los investigadores han valorado esos escritos como fuentes para reconstruir la historia de los sujetos coloniales. Las partidas de bautismo, matrimonio y defunción eclesiásticas, junto a los censos, han sido el pilar fundamental de la genealogía y la demografía histórica. En tanto, los protocolos notariales han sido utilizados para reconstruir la historia económica y social en Chile colonial. Los historiadores Álvaro Jara y Rolando Mellafe -ambos Premio Nacional de su especialidad- destacaron por la exploración de los archivos de escribanos desde la década de 1950. Entre esos documentos, ha sido el testamento el más utilizado por los estudiosos del período.